Migrer vers un logiciel de feuille de temps et se débarrasser de son stylo et papier et de ses enregistrements Excel n’est probablement pas une décision facile à prendre pour certains entrepreneurs.

Pour d’autres, un système de gestion de temps n’est autre qu’un outil de surveillance qui apparaît dans le bureau du chargé de ressources humaines juste à côté d’une liste de sanctions que l’on se prépare à appliquer au moindre dépassement.

C’est une image erronée que l’on se fait sur le système de feuille de temps dans pas mal d’entreprises, alors que ce système est une véritable opportunité pour réussir le pilotage de votre entreprise.

Trouvez, en ce qui suit, ce qu’un logiciel de gestion de temps vous permet de faire :

1- Augmenter la productivité de votre équipe

Un logiciel de feuille de temps est, à la base, un système de gestion de temps qui offre des méthodes simples pour stocker et organiser les enregistrements des ressources humaines.

Il permet ainsi de faciliter la saisie, le traitement, le stockage et l’accès aux données sans que vous ayez besoin de votre rame de papiers ou encore des fonctions Excel compliquées. Une automatisation qui fait énormément gagner du temps et d’effort à votre équipe.

Si vous disposez, encore, d’un logiciel de feuille de temps synchronisé avec les solutions existantes de votre Système d’Information, vous allez pouvoir automatiser plusieurs de vos tâches de paiement et de comptabilité parmi d’autres tâches de gestion de ressources humaines.

Un logiciel de feuille de temps est le moyen idéal pour simplifier les tâches administratives répétitives et pénibles et libérer ainsi vos personnels de ressources humaines, paiement et comptabilité pour d’autres tâches pertinentes.

Choisir d’automatiser votre feuille de temps revient à booster l’efficacité et la productivité de votre équipe.

2- Mesurer la performance de votre entreprise

La performance de votre entreprise tient compte de nombreux facteurs dont des données liées à vos ressources humaines et matérielles. Ainsi, évaluer la performance de votre entreprise sans logiciel de feuille de temps s’avère bien une tâche complexe.

Un logiciel de feuille de temps fournit toute information en liaison avec la performance de votre équipe qui est le capital de votre entreprise. Le suivi de présence, retards, temps travaillé, congés, absences non planifiées et autres, est assuré par un seul système.

Ainsi, vous aurez une meilleure visibilité sur l’assiduité de vos employés, leur rendement, l’écart entre les efforts planifiés et ceux réels, le pourcentage du temps non productif, les éventuelles causes de vos retards, etc.

Combinées à d’autres données d’actifs, ces données autour de votre personnel vous permettent de déterminer à quel point votre entreprise est efficace dans la gestion de temps, des matériels et d’autres biens.

3- Maintenir la conformité

Pour toute entreprise, il est indispensable de trouver un accord entre les politiques internes et les différentes contraintes législatives lorsqu’il s’agit de respecter les horaires de travail des employés.

Dans ce cas, le logiciel de feuille de temps vous permet de suivre le temps de travail de vos personnels sans complexité et toujours dans le respect des règlements en vigueur et de votre règlement interne.

Le système de gestion de temps est surtout pratique en cas d’une entreprise qui emploie des personnels avec des salaires horaires. Il réduit les risques de non-conformité comme il s’adapte automatiquement au changement des règlements d’une façon permanente.

Un logiciel de feuille de temps est un allié essentiel pour garantir votre conformité aux règlements en matière de normes de travail sans trop d’effort.

4- Gérer plus efficacement la charge de travail

L’utilité d’un système de gestion de temps ne se restreint pas au contrôle de l’assiduité de vos employés mais va bien au-delà. Un logiciel de feuille de temps vous aide à gérer la charge de travail de votre équipe en temps réel.

À travers des données sur l’affectation des tâches et le temps passé sur ces tâches, le système vous offre une meilleure visibilité sur la charge de vos employés.

Ces données vous permettent de savoir si la charge de travail est bien répartie entre les différents membres de votre équipe et si vous devrez alléger les collaborateurs surchargés ou encore recruter la main-d’œuvre nécessaire.

Être plus conscient de la charge de travail de votre équipe en instantané vous permet également de mieux cerner les causes réelles de retard et de donner à vos responsables plus de marge pour gérer leurs livrables.

5- Améliorer la planification des projets

Un logiciel de gestion de temps vous offre toutes les informations qu’il vous faut pour comparer votre planification avec la réalité ce qui vous aidera à prendre les meilleures décisions pour vos futurs projets en matière d’échéances et de ressources à affecter.

Cela dit, un système de feuille de temps vous aide à mieux vous préparer pour vos prochains projets en affectant les bonnes ressources matérielles et humaines et en donnant des estimations de temps d’exécution plus précises.

Des bonnes décisions d’affectation et une meilleure gestion de vos échéances vous permettent finalement d’optimiser vos emplois de temps et d’assurer une planification rigoureuse de vos projets.

6- Suivre le coût de vos projets

Le temps a un coût que ce soit lors de la réalisation de vos propres projets ou des projets clients. C’est ainsi qu’un logiciel de feuille de temps vous aide à suivre le coût de vos projets soit le temps nécessaire pour les exécuter.

Effectivement, un suivi automatisé de vos activités vous permet de déterminer le coût de la main d’œuvre liée à la réalisation d’un projet donné tout en distinguant les heures facturables de celles non facturables et en prenant en considération les frais supplémentaires et le salaire horaire des employés.

Un système de gestion de temps vous permet également de déterminer le temps passé sur les projets client avec exactitude et ainsi de les facturer adéquatement. Ceci est pratique pour les entreprises et les clients qui préfèrent la facturation en formule de temps.

Un logiciel de feuille de temps est un outil indispensable dans une entreprise pour augmenter la productivité de l’équipe et optimiser la planification des projets tout en assurant la conformité aux règlements en vigueur.